DOKUMENTY I INFORMACJE

Transparentność i rozliczenia

Pomoc zaczyna się od zaufania. Wyjaśniamy, jak Fundacja Bezpieczne Łapki gospodaruje darowiznami, rozlicza kampanie i pokazuje, na co zostały przeznaczone powierzone środki.

Spis treści

Minimum 90% na pomoc

Co najmniej 90% każdej darowizny pieniężnej stanowi część pomocową. Na rzeczywiste, uzasadnione koszty operacyjne Fundacja może przeznaczyć maksymalnie 10% pełnej kwoty wpłaty. W tym limicie mieszczą się także prowizje operatora płatności, opłaty bankowe i techniczna obsługa wpłat.

10% to górny limit, a nie stała prowizja. Jeżeli rzeczywiste koszty są niższe, większa część pieniędzy pozostaje na pomoc. Zasada 90/10 dotyczy wyłącznie darowizn pieniężnych.

Jak dzielimy i ewidencjonujemy środki

Część pomocowa służy bezpośredniej pomocy: m.in. leczeniu, diagnostyce, zakupowi leków, karmy, wyposażenia i zapewnieniu schronienia. Przy darowiźnie celowej jest przeznaczana w pierwszej kolejności na wskazane zwierzę lub cel kampanii; przy darowiźnie ogólnej - na bezpośrednie cele statutowe Fundacji.

Koszty operacyjne obejmują uzasadnione koszty działania Fundacji, m.in. obsługę płatności, księgowość, administrację, utrzymanie strony, promocję oraz potrzebne usługi i pracę. Rozliczamy koszty faktycznie poniesione i racjonalnie przypisane, z zachowaniem limitu 10%.

Podstawą obliczeń jest pełna kwota wpłacona przez darczyńcę, przed potrąceniami operatora. Przykładowo przy wpłacie 100 zł na pomoc przypada co najmniej 90 zł, a wszystkie koszty operacyjne pokrywane z tej wpłaty, łącznie z prowizją operatora, mogą wynieść najwyżej 10 zł. Koszty przekraczające limit pokrywamy z innych środków, które mogą służyć temu celowi, bez uszczuplania części pomocowej ani ogólnej puli pomocowej.

Wpływy i wydatki przypisujemy w ewidencji do kampanii, podopiecznych i celów. Pozwala to rozliczyć je oddzielnie, także wtedy, gdy pieniądze znajdują się na wspólnym rachunku Fundacji. Pomoc finansujemy przez bezpośrednie opłacanie lecznic, sprzedawców i usługodawców lub zakup potrzebnych rzeczy. Środków z kampanii nie wypłacamy na prywatny rachunek opiekuna.

Kwota kampanii jest kwotą całkowitą

Cel kampanii pokazuje pełną kwotę, którą zamierzamy zebrać. Obejmuje planowany koszt pomocy oraz możliwość pokrycia kosztów operacyjnych w ustalonym limicie. Nie doliczamy później osobnej prowizji ani dodatkowej opłaty dla darczyńcy.

Przykładowo przy planowanym koszcie operacji 2 700 zł cel kampanii może wynosić 3 000 zł. Ostateczne rozliczenie pokaże faktyczny koszt operacji, rzeczywiste koszty operacyjne oraz przeznaczenie pozostałych środków albo dopłatę Fundacji. Zasadę minimum 90% / maksimum 10% udostępniamy przed wpłatą; nie oznacza ona ustalenia z góry obowiązkowej stawki kosztów.

Koszt leczenia może być szacunkowy. Istotne zmiany potrzeb, kwoty lub sposobu realizacji celu wyjaśniamy w aktualizacjach kampanii.

Co pokazujemy w publicznym rozliczeniu

Każda zakończona kampania celowa otrzymuje publiczne rozliczenie. Pokazujemy rzeczywiste wykorzystanie pieniędzy, w szczególności:

łączną kwotę zebranych i ostatecznie rozliczonych wpłat pieniężnych,
kwotę wydaną na cel główny oraz inne bezpośrednie potrzeby objęte pomocą,
rzeczywiste koszty operacyjne pokryte z wpłat, obejmujące również operatora płatności i mieszczące się w limicie 10%,
pozostałą część pomocową i jej przeznaczenie - dalsze potrzeby tego samego zwierzęcia, rezerwę lub przekazanie do ogólnej puli pomocowej,
wysokość i źródło faktycznie wniesionej dopłaty Fundacji, jeżeli zebrane środki nie wystarczyły.

Rozliczenie zamieszczamy przy kampanii albo udostępniamy z niej odnośnik do zestawienia. Podajemy datę i informację, czy zestawienie jest częściowe, czy końcowe. Środki pozostające w rezerwie pokazujemy oddzielnie od już poniesionych wydatków.

Kwota na liczniku kampanii może przejściowo różnić się od końcowego wyniku z powodu opóźnień księgowania, zwrotów, cofniętych transakcji lub korekt. Ostateczne rozliczenie przygotowujemy po uzgodnieniu dostępnych danych i dokumentów. Jeżeli rozliczenie wymaga jeszcze uzupełnienia, informujemy o tym; późniejsze istotne korekty opisujemy i oznaczamy datą.

Przykłady rozliczenia

Poniższe kwoty są wyłącznie przykładami sposobu rozliczania. Nie przedstawiają wyników rzeczywistych kampanii Fundacji.

Przykład 1: pozostały środki na dalszą pomoc

Pozycja rozliczenia	Kwota
Zebrane i rozliczone wpłaty	3 000 zł
Cel główny - operacja	2 700 zł
Koszty operacyjne, łącznie z obsługą płatności	180 zł
Pozostała część pomocowa przekazana do ogólnej puli pomocowej	120 zł
Dopłata Fundacji	0 zł

Kontrola sumy: 3 000 zł = 2 700 zł + 180 zł + 120 zł.

Koszty operacyjne stanowią 6% wpłat, a część pomocowa 94% (2 820 zł). W tym przykładzie dalsze finansowanie potrzeb tego samego zwierzęcia nie jest już potrzebne, dlatego 120 zł trafia do ogólnej puli pomocowej. Od tej kwoty nie naliczamy ponownie kosztów operacyjnych.

Przykład 2: Fundacja uzupełniła brakującą kwotę

Pozycja rozliczenia	Kwota
Zebrane i rozliczone wpłaty	2 500 zł
Koszty operacyjne, łącznie z obsługą płatności	100 zł
Część pomocowa z wpłat wykorzystana na operację	2 400 zł
Dopłata do operacji z ogólnej puli pomocowej	300 zł
Łączny koszt celu głównego - operacji	2 700 zł
Niewykorzystana pozostałość	0 zł

Kontrola sumy: 2 500 zł + 300 zł = 2 700 zł + 100 zł. Część pomocowa z wpłat i dopłata składają się na koszt operacji; nie są dodatkowymi wydatkami.

Koszty operacyjne stanowią 4% wpłat. Z wpłat na operację przeznaczono 2 400 zł (96%), a pozostałe 300 zł pokryto z ogólnej puli pomocowej. Dopłata służy wyłącznie pomocy i nie powoduje kolejnego naliczenia kosztów operacyjnych. Jej wykazanie w kampanii nie oznacza nowej darowizny dla Fundacji.

Nadwyżki, niedobory i ogólna pula pomocowa

Po realizacji celu i rozliczeniu kosztów niewykorzystana część pomocowa służy najpierw dalszym uzasadnionym potrzebom tego samego zwierzęcia, jeżeli takie potrzeby istnieją i są zgodne z charakterem kampanii. Gdy dalsze wykorzystanie nie jest potrzebne lub możliwe, środki trafiają do ogólnej puli pomocowej.

Ogólna pula pomocowa jest przeznaczona wyłącznie na bezpośrednią pomoc zwierzętom i inne bezpośrednie cele pomocowe. Nie służy pokrywaniu zwykłych kosztów administracyjnych Fundacji. Przekazanie do niej pozostałości, a następnie wykorzystanie jej na kolejną pomoc, nie powoduje ponownego naliczenia kosztów operacyjnych.

Jeżeli zebrana kwota jest za mała, sprawdzamy możliwości realizacji celu, jego części lub uzupełnienia środków. Dopłata zależy od możliwości i decyzji Fundacji; nie jest automatycznie gwarantowana. W rozliczeniu podajemy kwotę rzeczywiście dopłaconą i jej źródło.

Gdy cel ustaje lub staje się niemożliwy, wyjaśniamy zmianę, rozliczamy uzasadnione koszty dotyczące zwierzęcia, a niewykorzystaną część pomocową przeznaczamy zgodnie z zasadami przedstawionymi darczyńcom. Respektujemy także zaakceptowane indywidualne warunki darowizny, np. przeznaczenie 100% wpłaty na konkretny koszt.

Darowizny ogólne, wirtualna adopcja i dary rzeczowe

Darowizny ogólne: okresowo publikujemy w Aktualnościach lub zestawieniach informacje o najważniejszych sposobach wykorzystania środków - udzielonej pomocy, zakupach, wydatkach pomocowych i istotnych kosztach operacyjnych. Nie tworzymy osobnej kampanii dla każdej wpłaty ogólnej.

Wirtualna adopcja: wpłaty mogą finansować bieżące potrzeby podopiecznego lub tworzyć przypisaną do niego rezerwę na przyszłość. Niewydana rezerwa pozostaje częścią pomocową. Po zakończeniu wsparcia i rozliczeniu uzasadnionych potrzeb oraz zobowiązań pozostałość trafia do ogólnej puli pomocowej bez kolejnego naliczania kosztów operacyjnych. Szczegóły określają Zasady wirtualnej adopcji.

Dary rzeczowe: karmy, leków i wyposażenia nie dzielimy w proporcji 90/10. Ich przyjęcie i wykorzystanie ewidencjonujemy odpowiednio do wartości i charakteru daru, z poszanowaniem wskazanego przeznaczenia. W zestawieniach opisujemy je oddzielnie; ich wartość nie powiększa podstawy obliczania limitu dla wpłat pieniężnych.

Dokumenty i ochrona prywatności

Udostępniamy informacje i dokumenty pozwalające zweryfikować wykorzystanie środków, m.in. opisy wykonanych usług i zakupów, faktury, rachunki lub potwierdzenia płatności. Dokumenty publikujemy w zakresie prawnie możliwym, po odpowiedniej anonimizacji.

Przed publikacją usuwamy lub trwale zasłaniamy dane, których ujawnienie nie jest potrzebne do rozliczenia, w szczególności prywatne adresy, numery PESEL, dane kontaktowe, podpisy, numery prywatnych rachunków i identyfikatory transakcji. Chronimy dane osobowe, prywatność, tajemnice prawnie chronione i prawa osób trzecich.

W miarę prawnej możliwości pozostawiamy informacje istotne dla weryfikacji: kwotę, datę, przedmiot wydatku i powiązanie z celem pomocy. Jeżeli pełnego dokumentu nie można bezpiecznie ujawnić, publikujemy dopuszczalny fragment lub opis i zestawienie wydatku. Brak pełnego skanu w serwisie nie oznacza braku dokumentacji w ewidencji Fundacji.

Powiązane informacje i kontakt

Ta strona wyjaśnia standard transparentności Fundacji. Szczegółowe warunki przyjmowania i wykorzystywania wsparcia opisują odrębne zasady:

Pytania o rozliczenie lub zauważoną niezgodność można przesłać na fundacja@bezpiecznelapki.pl, wskazując nazwę kampanii albo podopiecznego. Wyjaśniamy sposób wykorzystania środków w zakresie możliwym bez naruszania praw innych osób.

Wersja 1.0. Standard opisany na stronie obowiązuje od dnia jej publikacji w serwisie Fundacji.